Gestão de Documentos

Gestão de documentos

¨ Natureza dos arquivos

São os arquivos:

- arquivo especial: é aquele que tem sua guarda documentos de formas físicas diversas e que merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle, conservação etc.

- arquivo especializado: é o que tem sob sua custódia os documentos resultantes da experiência humana num campo específico, independentemente da forma física que apresentem, como por exemplo, os arquivos médicos ou hospitalares, os arquivos de imprensa, os arquivos de engenharia etc.

¨ Tipos de arquivamento

É a posição em que são dispostos fichas e documentos. São eles: horizontal e vertical.

- tipo horizontal: os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros ed arquivados em caixas, estantes. O arquivamento horizontal é amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos permanentes.

- tipo vertical, os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros, permitindo sua rápida consulta, sem necessidade de manipular ou remover outros documentos ou fichas.

¨ Classificação dos documentos

Conforme suas características, forma e conteúdo, os documentos podem ser classificados segundo o gênero e a natureza do assunto.

- Quanto ao gênero, os documentos podem ser:

- escritos ou textuais: documentos manuscritos, datilografados ou impressos

- cartográficos: documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.

- iconográficos: documentos em suportes sintéticos, contendo imagens estáticas.

- filmográficos: documentos em película cinematográfica e fitas magnéticas de imagem, conjugados ou não a trilhas sonoras, contendo imagens em movimento.

- sonoros: documentos em suportes fílmico resultantes da microreprodução, contendo registros fonográficos.

- micrográficos: documentos em suportes fílmico da microreprodução de imagens mediante utilização de técnicas específicas.

- informáticos: documentos produzidos, tratados ou armazenados em computador.